Ti skriveråd

1) Hvem skriver du til?

Det er viktig å være bevisst på at ulike lesere krever ulike måter å kommunisere på. Skriver du til politikere, en kollega, en kommune eller til en innbygger i fylket vårt?
Tenk gjennom hvilke forutsetninger leserne har for å forstå teksten, og hvor godt de kjenner innholdet i saken.
Prøv også å definere hva teksten din skal gjøre, og hva slags respons du ønsker. Skal mottakeren bare få informasjon, skal hun svare på spørsmål eller skal hun sende inn opplysninger og dokumentasjon?

2) Skriv det viktigste først

Du skal hjelpe leseren å sortere innholdet i teksten - start med det viktigste først.
I de fleste tekster vi skriver, bør vi bruke prinsippet om fallende viktighet, også kalt den omvendte pyramide. Først kommer hovedbudskapet, så viktig informasjon som støtter hovedbudskapet og til slutt bakgrunnsinformasjon.

3) Bruk et oppdatert språk og unngå upresise uttrykk

Bruk ord og begreper leserne dine forstår og kan forholde seg til.
Ordvalg og setningsoppbygging bør ligge nært opp til dagligspråket vårt.
Unngå «byråkratspråk», for eksempel hvorledes, angående og vedrørende
Unngå upresise uttrykk som i forhold til og fokus, de bidrar til å gjøre tekstene mindre klare.

4) Bruk et språk leserne forstår og forklar fagbegreper

Fagbegreper som ikke blir forklart, forutsetter at leseren forstår dem.
I lengre dokumenter kan du vurdere å lage en ordliste over fagbegrepene du har brukt.

5) Bruk et aktivt språk

Når vi bruker et aktivt språk, gjør vi det klart hvem som gjør eller skal gjøre noe.
Motsatsen til aktive formuleringer er passivsetninger, som ofte skjuler hvem som skal gjøre hva, hvem som har ansvar for noe, eller hvem det er som mener noe. Det kan gjøre teksten mindre tydelig og føre til misforståelser.
I stedet for “Alle søknader blir behandlet konfidensielt” kan du skrive “Vi behandler alle søknader konfidensielt”.

6) Bruk flere verb

I offentlige tekster har det vært vanlig å bruke mange substantiver der vi egentlig burde bruke verb. Dette gjør språket tungt og abstrakt – og dermed vanskeligere å forstå.
En effektiv måte å unngå dette på er å gjøre teksten mer konkret ved å bruke verb i stedet for substantiver når du uttrykker en handling.
I stedet for “Vi skal foreta en vurdering” kan du skrive “Vi skal utrede”.

7) Vær imøtekommende

Når vi skriver brev og e-poster, både eksternt og internt, bør vi bruke en hyggelig tone. Dette kan ha mye å si for hvordan leseren oppfatter både innholdet og avsenderen.
Bruk du og dere som tiltaleform.
Unngå bruk av tredje person som søkeren, mottakeren eller ubestemt pronomen som man og en.

8) Lag informative overskrifter

Overskrifter skal være lette å forstå for leseren. De skal være korte, konkrete og beskrive innholdet i teksten.
Tekstens hovedbudskap bør komme tydelig fram i tittelen.

9) Mellomtitler gjør det enkelt å finne fram

10) Les korrektur - og les hverandres tekster

Les teksten høyt.
La andre lese gjennom.
Bruk stavekontroll, men stol ikke blindt på de røde rettingene i Word. Et ord kan være riktig skrevet, men feil i sammenhengen. Word tar heller ikke alltid høyde for sammensatte ord på norsk.

Har du lyst til å lære mer om klart språk? Vi anbefaler å ta nettkurset Den gylne pennen, som er et gratis nettkurs laget av Difi og Språkrådet.